マネジメント無用の完璧バックオフィスを実現！ チームワークで起業家のアイデア捻出時間を創出
SBBSの高橋です。
4月に入りました。
新年度を迎え、新しい職場で、新しい仕事を始める方も多い時期ですね。
「仕事の成果は、誰と仕事をするかで決まる」という声もありますが、私達もクライアント様のご要望に応えられるよう、そのためにもまずはスタッフ一人一人が気持ちよく仕事に取り組めるよう、互いにコミュニケーションをとりながら、日々の仕事に向き合っていきたいと思います。
さて、会社において重要なものの一つに「人材育成」があります。
日本では長年、新卒の社員を会社で一から育てあげるやり方が主流でしたが、今は中途採用や転職も当たり前の時代。
基本的なビジネスマナーから教える必要のないケースも増えてはいますが、それでも、新しい人に業務を引き継ぎ、教えることは、スムーズに仕事を進めるために不可欠な仕事で、かつ、時間がかかる部分でもあります。
仕事を引き継ぐ側の人、引き継がれる側の人、人によって仕事の覚え方もそれぞれ。
概要を理解したら、実践しながら仕事を覚える人
マニュアルや手順をすべて頭に入れてから動き出す人
仕事をする上で、相手が何を重視するタイプなのか知っておくことは引き継ぎに限らず、日々の業務を進めるためにも、とても大切なことだと感じています。
そのため、私達はメールなど文字によるやり取りだけでなく、オンライン会議や、直接顔を合わせての打ち合わせの機会をお互いを理解するための、とても重要な場であると認識しています。
SBBSでは、チームでクライアント様のご支援をさせていただいていますが新しい業務が立ち上がると、マネージャーと担当秘書がクライアント様のご要望をヒアリングするところからスタートします。
「メルマガ配信には、例えばこんなツールがあります」
「WEB口座を作ることで、こちらで入金の確認も可能です」
クライアント様が直接対応した方がいい業務と他スタッフでも対応できる業務を洗い出し、こちらが対応する業務については、手順をマニュアル化、チームで共有する仕組みを作っています。
もちろん、業務を熟知している秘書が一人いれば安心かもしれませんが、急な家庭の事情などもあり、いつでも安定して業務ができるとも限りません。
それでも、日頃からチームで業務内容を共有し、何かあっても他の秘書がマニュアルやひな形を元に、常に同じ品質のサービスをご提供できる
これが、私達SBBSの持つ強みだと考えています。
「新しい方が入って心配でしたが、前担当の方と同じように正確に、丁寧に対応してくれるので、安心しました。」
「一からあれこれ指示しなくてもいいので、自分のやるべき仕事に集中することができています。」
これは、担当していたクライアント様からいただいたお言葉です。
新しいスタッフが入る場合、業務の説明、細かな引き継ぎ、アフターフォローまで、前任の方が一人で対応されているケースも多いかと思います。
私達は、引き継ぎのタイミングでもこれまでのやり方をそのまま伝えるだけでなく
スムーズに進めるため、もっといいやり方はないだろうか
常に業務手順を見直しながら仕事を進めています。
私達が業務に専念することでクライアント様が、自分が本当にやりたかったことに専念できる時間を作り出せているなら、これほど嬉しいことはありません。
これからも、より多くの皆様にご満足いただけるよう私達も気持ちを新たに、成長していきたいと願っています。
