書類の向こう側を想像する
一般社団法人シェア・ブレイン・ビジネス・スクール（SBBS) の尾田です。
朝晩の冷え込みがめっきり強くなりましたが、
ご体調など崩されていないでしょうか？
私はこの季節になると、夫の転勤で、札幌に住んでいたころを思い出します。
札幌はクリスマスのころに根雪になると、１月に入り、最高気温がマイナスになるような厳寒期を迎えるのですが、東京育ちの私は、初めての雪の生活に慣れるまで、少し時間がかかりました。
凍ってツルツルの道を常に緊張感をもって歩かなけばならず、それに加えスタッドレスタイヤの車の運転毎日の雪かき…
当社の求人に初めて出会ったのは、ちょうどこの、札幌の冬と格闘しているころだったと思います。
雪の中の通勤がなく、パソコンひとつでやりがいある仕事ができる当社の在宅秘書業務は、とても魅力的に映りました！
「在宅秘書として、資料作成やメール対応といったオンライン業務で
クライアント様のお役に立とう！」
そんな意気揚々としていた私が初めて担当させていただくことになった業務は「認定申請業務と発送代行業務」具体的な仕事の流れとしては…
・私書箱に届いた、受講生様の認定申請書類を自宅で受け取り記載や捺印に漏れがないかをチェック
・公的認定申請機関へ提出できるよう書類を整え、郵送で提出
・認定証が無事発行され、私書箱に届いたら自宅へ転送。
必要書類を印刷・セットした上で、個々の受講生様へ認定証を発送
上記をクライアント様の代わりに代行する業務となります。
一見、思い描いていた秘書業務とは違い、とても地味な業務に少しがっかり。。
しかし、進めていく中で、この業務が、とても重要な位置づけであることを知ることになります。
大切なクライアント様の重要書類を扱う為、丁寧に確認を怠らないことはもちろん、在宅であっても、かなり集中して業務に取り組める時間が必要。
さらに、認定申請業務を進めていくうちに、受講生の方がどのような試験をくぐり抜け、どのような思いで講師になるのか書類の向こう側のバックグラウンドに思いを馳せ、夢の一歩のお力になれることがとても嬉しく、協会様のコンテンツにも自然と詳しくなり、講師の方のお顔やお名前も覚えてしまうほどになりました。
何より、今後講師として活躍し、協会を大きくしていかれる方の大事な申請書類をお預かりし、大切な認定証の発行に関われること。
そこに、とても大きなやりがいを感じました。
そして、この認定申請業務を経験をしたことで、後々の事務局スタッフの方や認定講師の方とのやり取り、入金確認といった業務が、とてもスムーズに運ぶことになります。
例として、認定講師の方へのメール一本にしても、ただ事務的に用件を書くのではなく受け取るお相手の姿を想像し、気持ちを込めて書けるようになりました。
現在では、このような認定申請業務、発送代行業務についても、ご依頼いただく件数が増え、スタッフの自宅対応だけでなく、、
社内に印刷・発送代行を行うセンターを設立し、一括して対応させていただいています。
センターへは、スタッフがシフトを組み、交代で通っているのですが、普段は在宅秘書として、実際にクライアント様やお客様とメールでやり取りしたり、テレビ会議システムでお顔をあわせながらのご支援を経験しているスタッフばかり。
そのため、印刷、発送業務一つであっても、ただ、流れ作業的にこなすのではなく、「クライアント様やお客様にいかに喜んでいただけるか？」
という視点を持ちながら、発送先にある相手の方を想像し、心を込めて、柔軟に対応できることが、大きな魅力だと感じています。
特に、事業を立ち上げられた直後や、「何から手放したらよいかわからない」といったクライアント様からも、「煩雑な紙作業から解放され、時間の節約もできて本当に助かっています！」との嬉しいお声を頂いています。
これからも、お忙しい経営者様のお時間を創出できるよう、ホスピタリティあふれる対応で、少しでもお力になれれば幸いです！