在宅勤務の集中力を加速させるツールとは？
一般社団法人シェア・ブレイン・ビジネス・スクール（SBBS) の尾田です。
冷たい空気の中に、あたたかな光を感じる頃となりました。
風邪等が流行っているようですが、基本の手洗い、うがいを心がけ春まで何とか元気に過ごしたいものです！
さて、今日は在宅勤務の時間管理について、お伝えできればと思います。
当社では、業務を行う際に、毎回5分単位で時間を計り、日報に記載しております。
手元にキッチンタイマーを置いて使用したり、最近は、「オンライン上のタイマーアプリ」といった便利なものがありますので、そちらをパソコンにダウンロードして使用しています。
時間の計り方ですが、例えば、新規メールを1通作成する場合、
タイマー開始
↓
メールの「新規作成」をクリック
↓
メール雛形から文面をコピーして貼り付けお名前や日付など必要箇所を変更
↓
内容を確認し、送信ボタンを押す
↓
タイマー終了
…のような流れになります。
最初は、業務の都度、時間を図ることがとても面倒なものに感じていました。
ですが、今では完全に慣れてしまい、「時間を計らないと気持ち悪い」という感覚にさえなっているから不思議です！
ある日、外出予定で忙しく出かける前に仕事を済ませ、限られた時間内で家事もこなさなければならないならない状況でした。
そこで、ふと、
家事も時間を計ってやってみたらどうなるだろう？
と思いつき、この時はタイマーで10分間を設定した上で、食器洗いがどこまでできるかを逆算で検証してみることにしました。
用意スタート！
の後、まずは家族がよく使うグラスから着手
油のついた食器を最初の方に洗ってしまうと、スポンジから他の食器にもヌルヌルが移ってしまう為、いつも以上に、食器の順序を考えて洗います。
フライパンはこびりつきが落ちにくいので、始めの段階で、洗剤を含ませたお湯につけておき、最後の方に洗う作戦
急いでいるとうっかり手を滑らせ、食器を割ってしまうリスクがあります。
割れ物の後片付けは時間のロスになりますし、けがのものとなるので、ここは慎重に、丁寧に。
必死に洗うこと10分
タイマーが「ピピピ…」と鳴った時、普段より、多くの数の食器が洗えていたことにとても感動しました！
何より、時間を図ることで
・優先順位を考える
・ミスを防止するため丁寧に進める
といったことがより意識的に行われ、それが、作業の効率化に繋がっていることにあらためて気づくことができました。
私たち在宅秘書が、時間を計測する一番の目的は、クライアント様に対し、正確な業務対応時間をご報告する為となります。
そして、タイマーを活用することで、作業の優先度がよりイメージしやすくなり、できるだけ最短で、最良のアウトプットをするための集中力が増していることは、間違いないと感じています。
在宅勤務という環境だからこそ、スタッフそれぞれが、時間管理で集中し、効率を意識しながら業務を進めることを日々心がけております。
今後とも、業務の効率化を図りながら多くの起業家様、経営者様のお力になれましたら幸いです！