シェア秘書サービス 導入事例インタビュー
愛されめし協会 代表 青木ユミ様
月50時間を秘書に任せて、自社の幸福度・顧客満足度アップを両方実現！
左が青木ユミ代表、右が担当マネージャーの尾田尚子
料理指導のプロである青木ユミ様は、料理の作り方だけを教えるのではなく、結婚後の料理や夫婦間コミュニケーションに困らない考え方や家事スキルの教育など、全く新しいスタイルの婚活方法を提案する「愛されめし」を確立され、「料理から愛と豊かさを」「１cmの差と45度の角度で男性に喜ばれ、家族に愛される料理を」という理念の元、愛されめし協会としての活動を広めてこられました。
協会講師である自社スタッフの方にお任せされていた事務局業務やカスタマーサポート業務を切り分けしたいとのお考えから、当社の在宅秘書関連サービスの導入をご検討。
協会ビジネスに精通している当社であれば、初期教育や仕組化の手間や時間をかけず、効率よく業務を分業できる点に魅力を感じていただき「シェア秘書サービス」のご利用をお決めになられました。
プライベートのQOLも上がり、ご自身もスタッフの方もストレスフリーで健康になったと仰る青木様。新しいことを勉強する時間が増えたお陰で、お客様に対するサービスの質を向上させることができるようになり、月50時間を秘書に任せることで、収入はもちろん、それ以上に幸福度の価値が高いと言われています。
その青木様との対談内容を、以下にてご紹介させて頂きます。
－協会の活動内容を教えて頂けませんでしょうか？
料理婚活で、一生使えるコミュニケーションスキルと逆算能力を身につける
尾田尚子 ご著書「彼の心と胃袋をつかむ 「愛されめし」で、幸せな結婚を引き寄せる！」のご出版おめでとうございます！
青木ユミ ありがとうございます！
尾田 まずですが、愛されめし協会様の活動がどのようなご活動でいらっしゃるのか、お聞かせ頂けませんでしょうか？
青木 愛されめし協会は、婚活中の女性がお料理を通して自分に自信がつき、結婚に前向きになれたり、お料理のコミュニケーションを通して夫婦関係を向上させるという事をサポートしています。
尾田 受講生の方は、結婚前の方と既にされている方とどちらの方が多いのですか？
青木 やっぱり今は、婚活中とか、彼氏と結婚をしたいけれどもどうしよう、って悩んでいる方等がほとんどの割合ですね。外食やコンビニを利用することができ、食べ物には困らない時代だからこそ、婚活という場において、料理ができることが武器にもなります。
尾田 なるほど、それで実際に結婚される方の比率というものはどのくらいになるんでしょうか？
青木 相談所と併用したりを含めますと９割の方が結婚までいっておりますね。
なかにはお給料が上がった！なんていう方もいらっしゃいます。コミュニケーションの変化や、料理で逆算能力や時間管理の術が身について、それがお仕事でも出来るようになり、お給料アップにつながったのでしょうね。
尾田 単純に料理を作るだけではなく、コミュニケーションと逆算が身につくことで、段取りや仕事のしかたが変わっていくという訳なのですね。
青木 はい、考え方が変わると、料理自体がもちろん変わりますし、そして日常生活での相手との言葉の使い方も変わってくるので、最終的には、それが一番効果的な理由になっていると思います。
尾田 すばらしいですね！料理教室はたくさんありますけれど、他と全く違いますね！！
青木 普通の料理教室は、レシピ通りに作って終了っていう所がほとんどで、それももちろん楽しいですけど、それ以上に何かを学びたいとか、求める結果が違うっていう方がここにたくさんいらっしゃいますね。
婚活のために恋愛の戦略的なものやコミュニケーションを学ぶ所はたくさんありますが、短期間でしか使えない、いわゆるテクニックだけではなく、学んだからには、一生使えるものの方がお得だと思っています。
もともと料理自体も、相手が何食べたいのかな、とか、今自分の体が何を欲しているのかなっていう問いかけをする作業から始まるので、そう考えると、料理すること自体が、自分との対話だったり、相手との対話だったり、コミュニケーションだと考えてるんですよ。
尾田 なるほど、料理がコミュニケーションなのですね。名言に書き残しておきたいです！
－サービス導入時、どのような点に関心をお持ちになられましたか？
協会ビジネスとは何か、という初歩的なことを伝える手間が不要なので、時間がない私でもすぐにお願いできると感じた！
尾田 改めて詳細を聞かせていただき、ありがとうございました。それではここからが本題です。まず、秘書サービスを導入される際、どんなところに一番関心をお持ちになられましたでしょうか？
青木 もともとはうちのスタッフに、事務作業を全部頼んでいたんです。
講師であるスタッフが、授業なども受け持ちながら事務作業をこなしてもらう中で、人にはやっぱり向き不向きがあり、ここは向いてるけど、ここは向いてないなとか、これは凄い能力が高いけど、ここはちょっとミスが多いなとか、というのをすごく感じていました。
「餅は餅屋」という言葉がずっとあるように、得意なものは得意な人に任せて、その仕事が減る分、その人自身が得意なものをもっと伸ばせる時間を作った方が効率がいいなというのを考えてたんですよ。
それで、事務作業が得意な方を色々なサービス方から探してみたのですが、協会やコンテンツのサービスの仕組みを理解してもらい、全部教えてから事務作業にやっと入れるんだと思うと、私にその時間が取れない。ここが一番の問題だったんです。
そこで、協会ビジネスを専門にご支援されている御社であれば、「あ」って言えば「うん」って返ってくるくらい早いだろうなっていうのがきっかけだったんですよ。
尾田 なるほど、仰る通り、人を雇うと教育も必要になりますし、仕組みも作らないといけないですよね。
青木 そうなんですよ！「協会ビジネスとは何か」という本題に入る前の教育が一番長くなり、一番大変な作業になってしまう。
正社員が苦手な事務を手放し、一番得意な業務に専念できるようになった！
尾田 ちなみに、既にいらっしゃるスタッフの方は、お忙しい状況だったのでしょうか？
青木 今のスタッフさんにそのままお願いすることも考えたんですが、人間、マルチタスクをするとIQが下がり、集中力が下がるっていう研究がロンドン大学で出ているんですね。
スタッフさん自身の仕事のミスももっと多くなるなと考え、「絶対分業」って思いました。
尾田 ちなみに、その時スタッフの方がされていた業務内容はどのようなものになりますか？
青木 まず、営業の仕事や授業のサポートのお仕事、あとはメールの返信や入金の確認作業など、ありとあらゆるサポート業務をやって頂いてました。
それを今は、私自身が持っていたサポート業務と、スタッフが持っていたサポート業務の両方を、すべて御社にやっていただいている感じですね。
尾田 なるほど、非常に良い使われ方をしていますね！
青木 （笑）そうですかね。
尾田 全部正社員に任せる方もいるのですが、そうなると負担が重たくなりますし、正社員スタッフが辞めてしまい、また１から教育し直し、という事を繰り返されている方も実際にいらっしゃいます。
弊社にお任せいただいた時点で、ある意味正社員の方を楽にしてあげる為にうまく使われているのかなって感じています。
青木 そうですね、やっぱりスタッフが出来る事をさらに伸ばしてもらった方が、最終的には良い仕事になると思ったので、そこを考えたらプロに任せるっていうのは大事だなと。
－このサービスの導入に当たって不安に思われた点は？
１か月の費用がどれくらいかかるのか？対応スピードやノウハウ提供力は？
尾田 ありがとうございます！それでは、最初に弊社にお任せいただくにあたって、何か不安な点はございましたでしょうか？
青木 まずはどこまで対応してもらえるのかというところと、時給で働いて頂くので、１か月どのくらいの金額になるのかなっていうのはちょっと考えていたんですよ。
最終的には、私が自分でやった場合で見積もりしていた金額の3分の2ぐらいでおさまっていました。また、私がやるより全然速かったので、そこはすごく安心しました。
あとは、「こういうのってどうですかね？」って１個投げたら、他の所でやっていたノウハウを持っていらっしゃるので、「それを使ってこうした方がいいんじゃない？」というものが返ってきたので、あぁ、何でもお願いできるんだなっていう安心感を感じました。
尾田 現時点で100協会様程のご支援経験を積ませていただいているので、新しく立ち上げる方にもこちらの方からご提示できるまでになってまいりました。やっぱりこれは一つのものに特化して良かったなって思っていますね。
－このサービスの導入により、どんなメリットがありましたか？
勉強時間が確保でき、新しいアウトプットを生み出せるようになった！私生活も規則正しくなった
尾田 ちなみに、このサービスを導入されることで、どんなメリットをお感じになられましたでしょうか？
青木 一番嬉しい点は、自分の時間が増えたことですね。新しいものをどんどん勉強し、勉強したものをアウトプットしていく、お届けするっていう事が必要なので、その時間の確保ができたことが、一番よかった点ですね。
「これお願いします」って言ってポンって投げただけで、あとはもう、放っておいても大丈夫っていう状態になるので、その分確保できた時間で、今、どんどん新しい勉強をしたり、研究の本を読んだりしています。
尾田 なるほど！
青木 あとは今まで、たとえば１つの新しい表を作るのに、まとめ方がわからないので調べながら進めるのですが、時間がかかるし、イライラする状態があったんです。
スタッフにやってもらう時も、１から10まで説明をしなくてはいけない、育てるという事から始めないといけない。
それが今は、秘書の方に「これ、よくわからないけどまとめていただきたい」っていう投げ方で、ちゃんと出来上がったものが返ってくるので、やり方を考えなくても済むようになったことがすごく楽なんですね。
それと、結構昔は深夜４時ぐらいまで「乗ってきたー！」ってずーっと仕事しちゃうとか、生活習慣が乱れてたんですよね。１人で仕事を始めた方は、最初そうなってしまいがちだと思うんですよ。
でもそれが、秘書サービスにお任せすると、何時から何時までっていう時間の区切りがあるので、仕事をお願いする計画を立てたり、人に合わせなきゃと意識が変わり、私の生活自体も規則正しくなりました（笑）
担当秘書にチェックしてもらえるのでミスが激減、ストレスフリーに！
尾田 ありがとうございます。私生活まで良い効果を感じていただいているとは、これは思わぬ事ですね！青木様から見て、たとえば御社のスタッフの方についても、何か効果を感じられている所はございますでしょうか？
青木 全体的にみると、うちの協会としても外に発信する時のミスが減ったというのは一番大きな点です。それが事前に防げるという点で、仕事の全体的な生産性も上がりましたし、また、お客様にリリースをする時にも、チェックの数が変わりました。
一番最初、一人でやっていた時は、いくらチェックしても誤字脱字や日程間違いなどがあり、それが、スタッフと一緒にやるようになって、二つの「目」になったのですが、やっぱりスタッフなので、社長がやってるからきっと正しいだろうみたいな、そういう視点って絶対にあると思うんですね。
それがある中で、全く違う、秘書サービスでチェックをしてもらえるという点で、確実にミスの率がドーンと減るっていうのが一番大きかったです。
あとはもし何かミスがあったとしても、私やスタッフではやっぱり慣れてない分、その対応がすごく大変なんですよ。御社ではもともと積んできた色々な経験があるからこそ、ミスの時の対応が断然速いですし、的確なものが返ってくるのでありがたいなと思います。
尾田 そうおっしゃってくださり、大変光栄です！
青木 ミスの対応によるストレス度っていうのが全然違うんですよね。やっぱり、スタッフも私もそうですけど、人間ってミスがあったり、自分の得意じゃない事をやってる時のストレスってすごいです。
得意じゃないからこそ、一生懸命やらなきゃいけないとなると、これってもう「作業」になってしまい、作業になるからどんどんつまらないものになる。作業だからミスも増えるし、ミスすると、もっといやだな、これ苦手だなって意識もでてきて、負のループに入っちゃうことがあると思うんですよね。
スタッフがそういう事を抱えてしまうと、人間って一個でミスがあったら、全部切り替えるって難しくて、他でもその影響が出ちゃう。例えば、事務作業でミスをしてしまった時に、じゃあ、気持ちよく授業が出来るかっていうと、そうではない状態になってしまう。
ですので、それが無くなったのが一番いいなっていう点です。ストレスのない状態で仕事ができるって最高のパフォーマンスを出せる状態だと思うんですよ。
一見、仕事を奪うようにみえるかもしれませんが、苦手な所はもうやらなくていいよ、他の人にやってもらうよ、という状態で、スタッフの最高のパフォーマンスを作ることがトップの仕事だと思っています。
旅先でも、簡単な指示だけで業務が回る安心感
尾田 なるほど、このサービスを私たち以上にうまく理解されているなと感じます。まさに適材適所を体現されていて、感動しました！
他には、効果などいかがでしょうか？
青木 それこそ、自分の時間ができたので、去年屋久島に行ったのですが、ちょうど台風が来て、飛行機が飛ばず、もう一日滞在を伸ばさなきゃいけない状況があったんです。
その間も、秘書の方にやっておいていただきたい事をお願いしておけば、お客様をお待たせしたりする事もないし、パソコンに触れない状況であったとしても、携帯のチャットワークに「今、こういう問合せ来てますがいかがですか？」と要点だけをまとめてきてくれます。「じゃあこうしてください」と一言いっておくだけで全て対応してもらえるので、旅行先でも効率のいい状態を保つことができました。
普段メールを一本返すだけでも、メールを読んで何を求めてるかを読み取り、さらに自分の伝えたい事を考え、お客様の言葉に合わせて文章を作り、誤字がないかチェックする、ということが必要じゃないですか。
これが全部、一言指示するだけでやって貰えるのでとても楽でした。
－サービスを利用されたことで、いくらの利益につながったとお感じでしょうか？
自社の利益の3分の1から半分に相当する効果！それ以上に幸福度や顧客満足度向上に大きな価値があった
尾田 ありがとうございます！青木様はいつも的確でわかりやすいご指示をいただけるので、スタッフも本当に動きやすいんです。
こうしてお感じくださったことを金額に換算してみると、いくらの利益につながったか等の実感はありますでしょうか？。
青木 利益分と考えると、やっぱりうちの利益の3分の1から半分くらいは効果としてあるのでは、と思っています。
尾田 月にだいたい50時間くらい利用されていると思いますが、もし、青木様とスタッフの方で50時間の事務対応をしなければいけないとなると、その分、他の仕事が出来なくなるという事になりますよね。
青木 そうですね、仕事が出来なくなるか、プライベートの時間や睡眠時間を削らなければいけませんね。
そうなると、結局、不健康になるから病院代等がかかり、機会損失って大きいんじゃないかなって考えています。
その50時間を代わりにやって貰うことで、収入の部分ももちろん大事ではありますが、それ以上に幸福度の価値がものすごく高いんじゃないかなと考えてるんですね。
もちろん、お客様に対してのサービスの質を向上させるといったところにも、今一番使えている時間だと思います。テキストを改良したり、個別の生徒さんとの相談の時間もさらに取れるようになりました。
生徒さんの満足度はかなり高くなっていて、昔に比べ、もっとああして欲しい、こうして欲しいという要望が激減。無いに近いのではないかと思います。
－今後、追加で当社秘書にお願いされたい業務は？！
動画編集とSNSの一括管理をお願いしていきたい
尾田 貴重なお話をお聞きして、本当に励みになります。ちなみに、今後さらに追加で、ご依頼されたい業務はありますでしょうか？
（途中の詳細なヒアリングの過程は、割愛させて頂きます。）
青木 今、動画YouTubeなどでサービスをちょっとずつ提供するといったことをやりたいと思いながらずっと出来ず、後回しにしてきたんですが、これをやる時間が取れるようになるかなと思っています。
尾田 素晴らしいですね！
青木 編集も型さえ作ってしまえば、あとは動画を自分で撮って、編集もやって貰えるんじゃないかなって。そこをお願いできれば、どんどん動画も増やせるし、届けられるコンテンツが増えてくかなと思っています。
尾田 ちょうど今、弊社でも動画編集のチームがあり、4人ほどできるスタッフがいますので、スキルをどんどん高めておきたいと思います。
青木 あとは、SNSで、Twitter、Instagram、Facebook、アメブロ、ホームページなどを持っていて、それを全部やっていくのって結構大変なんですよ。
今もメルマガで書いた記事をちょっと加工してアメブロに転記していただく業務をお願いしていますが、SNSを一括で管理をしてもらえるっていう事が出来るようになったら、もっと楽になるなあと思います。もっと色々な配信もできるようになるし、量も増えるかなと。
尾田 なるほど。これも興味を持ってるスタッフはいますので、鍛えて（笑）
ご提案ができるようなレベルまでいけたらと思っております！
－このサービス導入に迷われている方へのメッセージは？
忙しさがピークになる前の導入がチャンス！
尾田 それでは、本日、最後の質問となります。この秘書サービスを導入しようかどうかと悩まれている方に対して、何かメッセージをいただけますでしょうか？
青木 私も最初はどのぐらいの金額かなとか、色々悩んだりしましたけど、やっぱりお願いした方が楽になるし、新しい事が出来る。売り上げもさらに作れるので、導入するのであれば、早い方がいいんじゃないかなと思います。
本当に忙しさがピークの時って、仕事をお願いするための最初の時間や手間が、ハードルにもなるじゃないですか。忙しくて、お願いしたい業務をお伝えすることができないんですよ。
だから、ピークになるちょっと前ぐらいに準備をしていくことがとても大事だと思います。悩んでる時は多分まだピークじゃないと思うので、そこが一番お願いするチャンスなんじゃないかな、と個人的には思っています。
尾田 心強いお言葉をありがとうございます！
そのような青木様の思いを、今後これからご依頼くださる方々に対して、しっかりとお伝えしていけたらと考えています。
これからも、どうぞよろしくお願いいたします！
青木 はい、是非！
■導入企業様 企業概要
企業名： 株式会社Cooking salon dish 愛されめし協会
代表： 青木ユミ様
本社所在地： 東京
■インタビューワー
一般社団法人シェア・ブレイン・ビジネス・スクール マネージャー 尾田尚子
